Bạn đã bao giờ bị người khác đánh giá qua cách đặt câu hỏi? Chẳng hạn như lúc nhà tuyển dụng hỏi bạn có câu hỏi gì không trong buổi phỏng vấn, các tình huống kinh doanh, hôn nhân hay đơn giản hơn là “điền vào chỗ trống”? Mọi người hoàn toàn có thể đánh giá bạn nếu như bạn không biết cách đặt ra những câu hỏi phù hợp và để tránh được điều này thì thứ bạn cần làm đó là rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi.
Đặt câu hỏi thông minh và ấn tượng sẽ giúp bạn nhận được những phản hồi (feedback) hay các câu trả lời bạn muốn nghe. Ngược lại, đặt sai hoặc không phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp sẽ khiến bạn không những không lấy được đúng thông tin mình cần mà còn khiến đối phương hiểu lầm và tệ hơn nữa là đánh giá sai về bạn.
Bạn muốn điều gì?
Khi đặt câu hỏi, bạn phải biết được thứ bạn muốn nhận lại là gì. Cụ thể hơn, bạn cần thông tin gì xuất hiện trong câu trả lời của người đối diện.
Tôi đã từng có một vài năm làm việc trong quân đội. Vì đặc thù công việc, chúng tôi thường nhận được những bản báo cáo hết sức thông minh. Điều này xuất phát từ việc chúng tôi cần dữ liệu chứ không phải quan điểm của người khác. Chúng tôi muốn những thông tin chính xác, đúng sự thật. Chúng tôi không cần những lời giải thích.
Khi đặt câu hỏi, hãy chắc chắn là câu hỏi của bạn được nằm trong một ngữ cảnh phù hợp.
Thi thoảng, bạn cũng muốn biết quan điểm của người khác, chẳng hạn, “bạn nghĩ gì về nước hoa Cologne?”. Hay như muốn nhận được lời khuyên từ một người bạn: “bạn có nghĩ rằng tôi nên chuyển đến thị trấn để làm việc?”. Lúc này, một câu hỏi rõ ràng là yếu tố tiên quyết để đối phương hiểu được ý muốn của bạn là gì và đưa ra một câu trả lời phù hợp.
Một khi đã nắm được thông tin đang cần thu thập là gì và nên hỏi ai thì bạn phải đặt câu hỏi theo cách mà có thể nhận được thông tin tốt nhất (chính xác nhất). Giống như các kỹ năng khác, đặt câu hỏi cũng là một kỹ năng cần luyện tập và dưới đây là một vài kỹ thuật giúp bạn chinh phục nó.
1. Đừng chỉ đặt câu hỏi “có” hoặc “không”
Khi đặt câu hỏi “có” hoặc “không”, đa phần, bạn sẽ nhận được những thông tin không trọn vẹn. Thay vì như vậy, hãy đặt các câu hỏi mở. Nhờ đó, bạn sẽ nắm được những ý kiến sâu sắc hơn và thêm nhiều thông tin hơn mà có thể bạn chưa hề biết.
“Bạn có nghĩ rằng…”, “…., đúng không?”, “có nên…” đều là những câu hỏi đóng (“có” hoặc “không”). Ngược lại, sử dụng từ để hỏi như “ai”, “cái gì”, “ở đâu”, “khi nào”, “như thế nào” hoặc “tại sao” sẽ giúp bạn nhận được những câu trả lời hoàn chỉnh hơn vì chúng đều là những câu hỏi mở.
2. Đặt các câu hỏi mang tính chất đào sâu hơn nữa
Cụ thể, đừng chỉ đặt một câu hỏi mà hãy cân nhắc việc phát triển thêm các câu hỏi theo sau nữa. Trừ một vài trường hợp đó là những sự thật khó có thể phản biện, còn lại, bạn hoàn toàn có thể đưa ra các giả thuyết xuất phát từ câu trả lời mà đối phương đã nói ra. Chẳng hạn, bạn có thể hỏi “Điều gì khiến bạn nói như vậy” hoặc “Sao bạn lại nghĩ thế?”
Giả sử bạn đang trò chuyện cùng một đồng nghiệp và cần biết chi tiết về một dự án. Đồng nghiệp nói rằng một trong các nhà cung cấp đang gặp khó khăn và lúc này, một câu hỏi đại loại như “ý của anh là gì khi nói nhà cung cấp đó gặp rắc rối?” sẽ giúp bạn tìm ra được lý do thật sự.
3. Sử dụng sức mạnh của sự im lặng
Hãy thoải mái khi đặt câu hỏi, kiên nhẫn chờ đợi phản ứng của đối phương, lắng nghe câu trả lời và tiếp tục chờ đợi để được nhận lại nhiều thông tin hơn nữa.
Rất nhiều lần người mà bạn đang đặt câu hỏi biết nhiều chi tiết hơn bạn nghĩ và họ sẵn sàng nói ra nếu như nhận thấy bạn kiên nhẫn chờ đợi. Hãy kiên trì với các khoảng im lặng và bạn sẽ nhận được những điều bất ngờ.
Cảnh sát và các chuyên gia đàm phán trong quân đội luôn biết cách tận dụng sự im lặng một cách hiệu quả. Bởi lẽ, họ biết rằng sự im lặng sẽ thúc giục đối phương đưa ra nhiều thông tin hơn để giấu đi nỗi sợ hãi và lo lắng của mình. Từ đó, những thông tin quan trọng hơn sẽ dần được tiết lộ.
4. Đừng ngắt lời
Đừng ngắt lời người mà bạn đang trò chuyện. Đầu tiên, hành vi này sẽ thể hiện rằng bạn không trân trọng những gì mà họ đang nói. Thứ hai, ngắt lời cũng sẽ khiến cho luồng suy nghĩ bị gián đoạn và dù nó sẽ giúp cho câu chuyện diễn ra theo chiều hướng bạn muốn nhưng thực tế là không đúng với hướng mà cuộc thảo luận nên được phát triển.
Khi đó, hãy đặt câu hỏi và để cho đối phương đưa ra câu trả lời đầy đủ mà họ muốn, ngay cả khi bạn nghĩ rằng đó không phải là điều mà bạn cần thu nhận. Hãy lắng nghe một cách cẩn thận những gì họ nói và sử dụng kỹ thuật này như là cách để đưa họ quay trở lại chủ đề mà trong câu hỏi tiếp theo bạn muốn đề cập đến.
Nếu thời gian eo hẹp và người nói có vẻ lạc chủ đề thì lúc này, chắc chắn là bạn nên ngắt lời họ. Tuy nhiên, hãy lịch sự để họ thấy được sự tôn trọng của bạn.
